كيفية إنشاء فاتورة

تُعد عملية إنشاء الفواتير في Fatoorah360 سريعة ومباشرة؛ إذ يمكنك إنشاء فواتير احترافية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، وإضافة بيانات العملاء والأصناف، وتطبيق الضرائب والخصومات، وإرسال الفاتورة مباشرةً إلى العميل.

قبل البدء

تأكد من توفر ما يلي:

• حساب Fatoorah360 نشط
• إعداد معلومات نشاطك التجاري
• إضافة عميل واحد على الأقل
• إضافة المنتجات أو الخدمات إلى قائمة الأصناف
• إعداد ضريبة القيمة المضافة وإعدادات الضرائب، إن وجدت

الخطوة 1: انتقل إلى الفواتير

من لوحة تحكم Fatoorah360، افتح قسم "المبيعات" (Sales) من القائمة الرئيسية واختر "الفواتير" (Invoices).

انقر على "إنشاء فاتورة" (Create Invoice) للبدء في إنشاء فاتورة جديدة.

الخطوة 2: اختر عميلاً

اختر عميلاً موجودًا من دليل العملاء. إذا لم يكن العميل متاحًا، اختر إضافة عميل وأدخل المعلومات المطلوبة، مثل:

• اسم العميل
• رقم الهاتف
• عنوان البريد الإلكتروني
• عنوان الفوترة
• رقم ضريبة القيمة المضافة، إن وجد

بمجرد اختيار العميل، ستتم إضافة معلوماته المحفوظة إلى الفاتورة تلقائيًا.

الخطوة 3: إضافة تفاصيل الفاتورة

أدخل المعلومات الأساسية للفاتورة:

• رقم الفاتورة
• تاريخ الفاتورة
• تاريخ الاستحقاق
• الرقم المرجعي، إن وجد
• شروط الدفع
• العملة
• الملاحظات أو المعلومات الإضافية

يمكن لـ Fatoorah360 إنشاء رقم الفاتورة تلقائيًا بناءً على إعدادات ترقيم الفواتير التي قمت بتكوينها.

الخطوة 4: إضافة المنتجات

لكل صنف، أدخل أو اختر:

• اسم الصنف
• الوصف
• الكمية
• سعر الوحدة
• الخصم
• نسبة ضريبة القيمة المضافة
• المبلغ الإجمالي

يمكنك البحث عن الأصناف من كتالوجك الحالي أو إضافة صنف جديد عند الحاجة. سيتم تحديث إجمالي الفاتورة تلقائيًا عند إضافة الأصناف أو تعديلها.

الخطوة 5: تطبيق الضرائب والخصومات

راجع إعدادات ضريبة القيمة المضافة والضرائب المطبقة على الفاتورة. يمكنك أيضًا تطبيق الخصومات، عند الاقتضاء. يقوم Fatoorah360 بحساب ما يلي تلقائيًا:

• المبلغ الفرعي
• الخصومات
• ضريبة القيمة المضافة
• الرسوم الإضافية
• المبلغ الإجمالي

راجع هذه المبالغ بعناية قبل المتابعة.

الخطوة 6: أضف معلومات الدفع

اختر طريقة الدفع المناسبة وأدخل أي تفاصيل دفع ذات صلة. وبناءً على إعداداتك، قد تشمل طرق الدفع المتاحة ما يلي:

• الدفع النقدي
• التحويل البنكي
• البطاقة
• الدفع الإلكتروني
• طرق الدفع الأخرى التي تم إعدادها

يمكنك أيضًا تحديد حالة الدفع، مثل مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا أو غير مدفوعة، حيثما كانت هذه الخيارات متاحة.

الخطوة 7: مراجعة الفاتورة

قبل حفظ الفاتورة، راجع جميع المعلومات بعناية. تحقق من:

• بيانات العميل
• رقم الفاتورة والتواريخ
• المنتجات أو الخدمات
• الكميات والأسعار
• الخصومات
• ضريبة القيمة المضافة
• المبلغ الإجمالي
• تفاصيل الدفع

بالنسبة للفواتير المتوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، تأكد من اكتمال معلومات النشاط التجاري والعميل والضرائب والفاتورة المطلوبة.

الخطوة 8: حفظ الفاتورة أو إصدارها

بمجرد التأكد من صحة كافة البيانات، انقر فوق "حفظ" (Save) أو "إنشاء" (Create) أو "إصدار الفاتورة" (Issue Invoice)، وذلك حسب سير العمل المتبع لديك.

بعد إنشاء الفاتورة، يمكنك عرضها من قائمة الفواتير والوصول إلى الإجراءات المتاحة.

الخطوة 9: إرسال الفاتورة

بعد إنشاء الفاتورة، يمكنك مشاركتها مع العميل باستخدام خيارات الإرسال المتاحة. قد تتمكن من:

• تنزيل الفاتورة
• طباعة الفاتورة
• إرسالها عبر البريد الإلكتروني
• مشاركة الفاتورة إلكترونيًا

تأكد من أن العميل قد استلم الفاتورة الصحيحة قبل إتمام المعاملة.

إدارة الفواتير المُنشأة

بعد إنشاء الفاتورة، يمكنك استخدام قائمة الفواتير لمتابعة وإدارة مبيعاتك. وبناءً على صلاحياتك وحالة الفاتورة، يمكنك:

• عرض تفاصيل الفاتورة
• تنزيل الفواتير أو طباعتها
• إرسال الفواتير
• تسجيل المدفوعات
• إنشاء إشعارات دائنة
• متابعة حالة الدفع
• البحث عن الفواتير وتصفية النتائج

نصائح لإعداد فواتير دقيقة

• حافظ على تحديث معلومات العملاء باستمرار.
• تحقق من بيانات ضريبة القيمة المضافة قبل إصدار الفواتير الضريبية.
• استخدم أوصافًا واضحة للمنتجات أو الخدمات.
• راجع دائمًا الكميات والأسعار.
• تأكد من إجمالي الفاتورة قبل إرسالها.
• نظّم سجلات الفواتير للرجوع إليها مستقبلًا.
• تأكد من إعدادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بشكل صحيح لضمان الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية.